Sudahkah Anda menghadiri seminar penelitian yang berhasil memperdalam pemahaman anggota fakultas tentang topik tersebut, sementara juga mendorong peserta pelatihan yang baru ke lapangan untuk terlibat dengan pembicara? Ketika Anda menjadi tuan rumah panel karier terakhir Anda, apakah Anda dapat dengan sengaja memoderasi percakapan dengan para profesional dari berbagai bidang sementara juga memungkinkan garis singgung kebetulan yang terinspirasi oleh pertanyaan audiens?
Pendidikan tinggi dipenuhi dengan pertemuan yang dimaksudkan untuk melibatkan berbagai penonton dan memperdalam pemahaman tentang berbagai topik. Hosting dan memfasilitasi pertemuan ini (baik itu konferensi skala besar, Lokakarya Interaktif diskusi atau Pertemuan tim mingguan dengan staf kantor) tidak mudah dan jarang dilengkapi dengan buku panduan.
Priya Parker Seni berkumpul (Riverhead, 2018) adalah buku panduan itu. Membacanya telah memengaruhi cara saya berpikir tentang mengorganisir dan memfasilitasi seminar, acara, dan pertemuan kelompok untuk mahasiswa pascasarjana dan postdocs.
Merefleksikan sebelumnya tentang mendefinisikan tujuan acara, mengundang dengan niat, memahami peran Anda sebagai tuan rumah dan akhir yang baik dapat meningkatkan pertemuan profesional dan membuat seminar sederhana lebih bermakna.
Menetapkan tujuannya
Seorang alumni datang untuk mengunjungi departemen Anda: Ide pertama yang Anda miliki adalah, “Mereka harus memberikan seminar departemen!” Saya juga telah melakukan ini, tapi ini bukan titik awal. Saat memilih jenis acara yang harus dimiliki, jangan mengacaukan klasifikasinya dengan niatnya.
Menerapkan filter tujuan untuk perencanaan acara Anda akan membantu menentukan format untuk melayani tujuan spesifik Anda dengan baik. Jika suatu kesempatan membutuhkan banyak tujuan untuk dipenuhi, pertimbangkan untuk membuat banyak jalan untuk mengatasi berbagai tujuan dan audiens ini. Jika niat Anda terlalu luas, tidak ada yang akan merasa seperti acara itu untuk mereka.
Mungkin kunjungan tawas adalah peluang besar bagi mahasiswa pascasarjana untuk belajar tentang jalur karier alternatif. Dengan tujuan ini dalam pikiran, diskusi meja bundar bisa menjadi format yang lebih efektif. Mungkin alumni adalah bintang di lapangan dan fakultas ingin belajar tentang penelitian mereka. Dalam hal ini, seminar akan menjadi yang terbaik. Mungkin tawas telah menjadi besar di dunia bisnis dan departemen mencari donor baru. Mungkin tur lab atau bangunan dan pertemuan satu-satu dapat melayani tujuan ini.
Membuat undangannya jelas
Tidak ada acara yang bisa menyenangkan semua orang, dan itu seharusnya tidak menjadi tujuannya. Kita seharusnya tidak diskriminatif dalam undangan kita, tetapi sebaliknya berpikir untuk melindungi mereka yang hadir. Dalam contoh di atas, jika tujuan alumni yang mengunjungi departemen adalah untuk pemrograman pengembangan karir dan untuk mengekspos peserta pelatihan ke jalur karier yang unik, undangan dan iklan harus konsisten dengan tujuan itu.
Undangan yang disengaja dapat dimulai lebih awal saat menghubungi pembicara tamu atau panelis. Jika Anda telah memutuskan simposium departemen harus difokuskan pada memungkinkan peserta pelatihan untuk berbagi penelitian, mengundang alumnus departemen untuk membicarakan penelitian mereka saat ini dapat meningkatkan niat ini. Dengan hati -hati mempertimbangkan dan menjangkau untuk calon tamu membutuhkan pemahaman tentang tujuan terlebih dahulu.
Elemen lain dari undangan adalah logistik fisik: jumlah orang yang hadir, di mana itu, pengaturan venue. Sekali lagi, ini harus dipengaruhi oleh tujuan pertemuan. Diskusi meja bundar terbatas pada 20 orang bisa lebih kondusif bagi peserta pelatihan yang belajar tentang perjalanan karir seorang tawas. Sebaliknya, jika pembicara memberikan ceramah penelitian inovatif, ruang kuliah besar dengan kapasitas tinggi akan lebih cocok.
Seperti yang ditulis Parker, “Pertemuan yang menyenangkan semua orang terjadi, tetapi mereka jarang menggetarkan. Pertemuan yang bersedia mengasingkan diri – yang berbeda dari makhluk Mengasingkan – memiliki kesempatan yang lebih baik untuk menyilaukan. ” Siapa pun dapat melihat poster seminar tergantung di aula dan memutuskan untuk datang.
Menjadi tuan rumah yang disengaja
Saya telah menyelenggarakan acara, di luar dan di dalam ed tinggi, selama bertahun -tahun. Tetapi baru -baru ini saya memahami kekuatan dan pengaruh yang dapat dimiliki tuan rumah. Selama bertahun-tahun, saya berusaha untuk memiliki pengawasan terhadap semua logistik dan memastikan garis waktu perencanaan kedap udara-tetapi begitu acara dimulai, saya mengambil pendekatan lepas tangan agar tidak mengganggu pengalaman tamu. Saya menyadari bahwa mencurigai kekuatan host dalam upaya untuk menjadi santai sebenarnya kontraproduktif.
Tuan rumah menetapkan panggung, dari email pengumuman pertama hingga saat orang memasuki ruangan. Aturan dan batasan diperlukan dan dihargai. Memiliki a otoritas yang murah hati memungkinkan orang tahu apa yang diharapkan sejak dini. Ini dapat dicapai dengan menemukan keseimbangan yang tepat dari kehangatan dan ketertiban – dengan mengembangkan metode untuk dengan percaya diri menjalankan pertemuan dan mengarahkan kapal, sementara tanpa pamrih melindungi koneksi dan pengalaman tamu. Tuan rumah tidak mengendalikan situasi tetapi bertanggung jawab untuk membuat wadah untuk diperluas.
Dengan seminar dan diskusi panel, tuan rumah sangat penting untuk mengatur aliran percakapan. Jika banyak orang berada di panel, menjadi jelas kepada siapa pertanyaan Anda dibahas dan mengarahkan perintah memudahkan pembicara dan menciptakan lebih sedikit ketegangan. Mungkin terasa tidak nyaman memiliki kekuatan ini, tetapi ini bukan saatnya untuk melepaskannya.
Saat memoderasi diskusi tanya jawab atau panel, dengarkan dengan seksama pembicara dan bersikap perseptif terhadap audiens dan aliran energi. Meringkas dan mensintesis apa yang dikatakan, beralih ke topik -topik baru, dan menjaga momentumnya rumit ketika semua mata tertuju pada Anda.
Ini rentan menjadi tuan rumah, dan itu adalah tanggung jawab dari awal hingga akhir.
Finish kuat
Orang -orang sering mengingat awal dan akhir dari sesuatu (film, pidato, acara) paling banyak. Finishing kuat berarti membuat acara berkesan. Sebagai host, Anda telah membangun wadah ini untuk dipelajari dan terhubung. Anda telah memikirkan semua detail logistik dan membawa pembicara dan penonton melalui perjalanan. Sekarang saatnya untuk berhati -hati tentang bagaimana Anda mengakhiri dengan memfasilitasi melihat ke dalam dan berbelok ke luar.
Mencari ke dalam adalah tentang meminta para tamu untuk merenungkan apa yang telah mereka pelajari atau alami. Jika Anda telah memoderasi diskusi panel, mengajukan pertanyaan terakhir yang membutuhkan refleksi. Mintalah para pembicara untuk mengulangi satu hal yang mereka harap semua orang mengambil dari sesi ini. Teknologi telah membuatnya lebih mudah untuk meminta interaksi dari audiens. Minta semua orang untuk berbagi satu pelajaran yang dipetik, atau bagaimana perasaan mereka sekarang. Ini dapat diketik di kotak obrolan untuk acara online atau dikirimkan menggunakan program seperti Slido. Tujuannya adalah untuk membuat ruang untuk sintesis.
Beralih ke luar melibatkan mendorong semua orang untuk mengambil pengalaman itu kembali ke dunia. Tanyakan kepada audiens, “Apa satu tindakan yang Anda rencanakan untuk mengikuti ini?” Atau minta pembicara untuk menyarankan langkah kecil berikutnya yang dapat diambil seseorang. Bantu penonton membawa apa yang mereka pelajari kepada orang lain di luar acara. Ingatkan semua orang apa tujuan pertemuan itu, apa yang dicapai dan ke mana mereka bisa pergi dari sini.
Setelah acara berakhirada cara untuk melanjutkan respons batin dan ke luar. Menindaklanjuti catatan terima kasih dan formulir umpan balik dapat menjadi metode untuk mendorong peserta untuk melihat ke dalam dan menawarkan ide untuk masa depan. Menyediakan sumber daya atau konten apa pun dari acara tersebut dapat membantu audiens keluar dan menggunakan pembelajaran mereka di dunia nyata.
Ketika Anda membangun waktu untuk menentukan tujuan pertemuan, menggabungkan undangan yang disengaja dan memperhatikan pengaruh Anda sebagai tuan rumah, Anda dapat membentuk acara dari awal hingga akhir dan merevolusi cara kami terhubung. Ini adalah langkah pertama untuk mengambil program atau acara dari rutin hingga bermakna.
Apa satu pertemuan yang akan datang yang dapat Anda terapkan bahkan salah satu dari empat prinsip ini?
